Créer un système d’alerte en cas de retard dans un projet grâce à make
La mise en place d’un système d’alerte automatisé avec make permet de surveiller l’avancement des projets et de déclencher des notifications précises en cas de retard. Cette automatisation repose sur des scénarios paramétrés en fonction de jalons, délais ou de l’inactivité sur une tâche donnée. myFlow conçoit pour ses clients des workflows permettant de contrôler les dérives de planning, alerter les intervenants concernés (clients, prestataires, chefs de projet), et relancer automatiquement les étapes bloquantes. La configuration prend en compte les outils existants (clickup, notion, monday, google sheets…) et les mécanismes internes à l’organisation du client. L’objectif est de garantir un suivi opérationnel fluide, sans surcharge manuelle, en limitant les oublis, les délais accumulés ou les défauts de coordination.
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détection précoce des retards grâce à des scénarios personnalisés
relances automatiques ciblées sur les intervenants bloquants
intégration avec les outils de pilotage existants
réduction de la charge mentale pour les chefs de projet
historique des alertes et traçabilité des actions
Délai de livraison
Le délai de livraison dépend de la complexité de la demande et sera communiqué après analyse de votre besoin.
Informations attendues pour démarrer le travail
Outils de gestion de projet actuellement utilisés
Structure des projets (phases, étapes, jalons)
Fréquence des synchronisations souhaitées
Typologie des intervenants (interne, externe, freelance)
Règles d’escalade ou seuils critiques définis
Outils de notification disponibles (email, slack, sms, webhook...)
Comment se passela production ?
En savoir plus
Analyse du système projet et des points de vigilance
l’objectif de cette phase est d’établir une cartographie précise du fonctionnement actuel des projets afin de concevoir un système d’alerte adapté à la réalité opérationnelle.
cette étape inclut :
l’analyse des outils de gestion de projet utilisés (notion, trello, monday, clickup, excel, etc.)
la structure des projets types (phases, jalons, responsables, livrables attendus)
l’identification des points critiques : étapes sensibles aux retards, dépendances fortes, moments de validation client
l’étude des canaux de communication utilisés (email, slack, sms, plateforme interne)
la revue des mécanismes de suivi existants (notifications manuelles, rappels calendaires, automatisations partielles)
cette analyse permet de définir des règles de déclenchement pertinentes, basées sur des cas concrets. elle constitue la base du scénario make qui sera ensuite modélisé.
2
Analyse du fonctionnement projet et des points de rupture potentiels
Cette étape consiste à étudier l’environnement projet du client afin de poser une base fonctionnelle solide. Nous identifions les outils utilisés pour le pilotage (tableurs, logiciels spécialisés, outils collaboratifs), les modalités de coordination interne ou externe, et les principales zones de friction opérationnelle.
Nous cartographions les étapes critiques susceptibles de générer des blocages (attente de validation, dépendance à un prestataire, surcharge d’équipe) ainsi que les canaux de communication en usage (email, slack, plateforme interne).
Ce diagnostic permet de définir des règles de déclenchement adaptées à l'organisation réelle du client, pour garantir des alertes pertinentes et actionnables.
3
Test du scénario d’alerte sur cas simulés
Cette phase permet de valider la pertinence du scénario d’alerte en simulant différentes situations de retard des cas représentatifs sont générés pour tester les délais, les déclencheurs et la diffusion des notifications. les intervenants clés sont impliqués pour évaluer la clarté des messages, la réactivité du système, et l’adéquation aux contraintes du terrain. Les retours permettent d’ajuster les paramètres avant déploiement effectif.
4
Déploiement opérationnel sur projets réels
Le scénario validé est activé sur un ou plusieurs projets en production. Une phase de supervision est assurée au démarrage afin de s'assurer de la bonne exécution des alertes, de la pertinence des déclenchements, et de la réception effective des notifications par les intervenants à l’issue de cette phase, une documentation complète est remise, incluant le fonctionnement du scénario, les points de paramétrage modifiables, ainsi que les bonnes pratiques de gestion. Le client dispose ainsi d’un système autonome, ajustable, et opérationnel.
Pourquoi nous faire confiance ?
myFlow est la première agence à proposer une digitalisation complète du suivi projet via une application desktop et mobile. nos workflows sont conçus par des experts opérationnels du marketing et de la gestion de projet. Ils permettent une organisation du travail structurée, une meilleure coordination et un gain de productivité mesurable. La configuration d’alertes automatiques repose sur une logique métier adaptée à chaque organisation. Les parties prenantes sont notifiées en temps réel selon leur rôle et leur niveau d’implication. Les relances peuvent être automatisées ou conditionnelles, en fonction des enjeux ou des seuils critiques. En centralisant les échanges et les données, myFlow améliore le suivi, réduit les risques de blocage et fiabilise l’avancement projet.
Ce que nous livrons
Documentation du scénario make
Modèle de workflow avec logiques de déclenchement
Tableau de bord des alertes configuré
Rapport de tests avec scénarios de retard simulés
Intégration technique avec les outils en place
Quand mettre en place ce système dans votre organisation ?
Ce type de dispositif peut être mis en place dès lors qu’une structure travaille sur plusieurs projets en parallèle ou fait appel à des intervenants externes. Il est particulièrement utile dans les environnements où les retards ont un impact direct sur les livrables, la facturation ou la charge des équipes. L’intégration se fait sans perturber l’outil existant et peut être testée sur un projet pilote avant d’être déployée plus largement.
Pourquoi mettre en place un système d’alerte de retard dans un projet ?
Les projets impliquant plusieurs intervenants ou étapes sont exposés à des retards cumulés, souvent dû à un manque de coordination ou d’information. Mettre en place un système d’alerte permet de détecter les dérives dès qu’elles apparaissent. Cela évite de découvrir trop tard qu’une étape est bloquée ou qu’un livrable est en attente. La notification ciblée permet de réagir rapidement et de limiter l’impact sur la suite du projet.
Comment fonctionne l’automatisation des alertes de retard via make ?
Make permet de créer des scénarios conditionnels. par exemple, si une tâche n’est pas marquée comme terminée 48 h après la date prévue, une alerte est envoyée au responsable concerné. il est possible de surveiller un champ date dans un tableur, une base de données, un outil de gestion de tâches, ou de calculer un délai depuis le déclenchement de l’étape précédente. les scénarios peuvent inclure des répétitions, des filtres avancés, et une notification multi-canaux.
Oui, aucun stockage de données personnelles n’est nécessaire pour cette fonctionnalité.
C’est vous qui en parlez le mieux !
Plus d’avis de myFlow sur Google : 4,9/5 sur 30 avis
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myFlow est devenu indispensable à notre organisation. L’interface m’offre une visibilité instantanée sur l’avancement des projets, même en l’absence de mon équipe, ce qui me permet de faire avancer les choses sans perdre de temps. Mais ce n’est pas tout : en déléguant le sourcing et la gestion des prestataires à myFlow, je peux me concentrer sur des tâches stratégiques. Que ce soit pour du graphisme, du motion design ou des demandes urgentes comme trouver un vidéaste en trois jours, myFlow répond à nos besoins avec une efficacité remarquable.
Julie Martineau
Chargé de relation clients
Nous avions besoin d’optimiser notre présence sur YouTube pour améliorer notre SEO et toucher un public plus large. Cependant, les vidéos manquaient de structure et de cohérence, aussi bien sur le plan éditorial que graphique. Nous ne savions pas par où commencer pour rendre nos contenus plus visibles et engageants.
Camille
Responsable contenus digitaux
L’univers de la sécurité manquait d’un véritable outil pour fluidifier la coordination entre les entreprises, les agents, les organismes de formation et les formateurs. Avec myFlow, nous avons pu structurer notre identité visuelle et développer une plateforme efficace qui répond aux besoins spécifiques du secteur. Aujourd’hui, A.RES-DIRECT offre une solution centralisée qui simplifie la recherche de missions pour les agents, facilite le suivi des formations et diplômes, et permet aux entreprises de sélectionner des profils qualifiés en quelques clics.
Frédéric Calleja
Fondateur
Ma mission est de rendre la cybersécurité accessible aux TPE et PME. Je donne des conférences, des formations, et accompagne mes clients avec un réseau de partenaires spécialisés. Cependant, je manquais d’un moyen efficace pour suivre les services délivrés par ce réseau et prendre le relais avec des conseils personnalisés. Avec myFlow, j’ai trouvé une solution qui centralise toutes les informations, coordonne les acteurs de la cybersécurité, et me permet de proposer une approche sur mesure à mes clients. Désormais, je peux offrir un service complet et structuré, sans perdre de vue l’essentiel.
Stéphane Thorel
Dirigeant de Cybil et VirusCamp
Avec myFlow, nous avons structuré nos besoins techniques en diversifiant nos partenaires et en organisant nos interventions. Cet outil m’a permis de gagner en efficacité tout en évitant les erreurs courantes, comme s’appuyer sur un seul développeur. Aujourd’hui, je suis plus indépendant dans la gestion des prestataires et mes projets avancent de manière fluide.
Alexis Lepanot
Responsable Technique
Sans outil, nous étions limités dans notre développement. Gérer chaque projet, relancer les clients et conserver toutes les informations éparpillées prenait un temps précieux. J’ai testé différentes solutions, mais aucune ne me permettait de gagner réellement en productivité. Avec myFlow, tout a changé : je coordonne désormais facilement tous les acteurs de la chaîne, je centralise toutes les données et je peux proposer des services complémentaires à mon activité. C’est un avantage décisif pour me démarquer de mes concurrents tout en continuant à croître.
Victor Frochtmann
Dirigeant d’une agence vidéo
En tant que responsable OPS, je jonglais entre plusieurs métiers : vidéastes, webdesigners, traffic managers, pigistes, motion designers, responsables IT… Mon rôle était d’être le pivot indispensable à chaque projet. Cette dépendance posait un problème : rien n’avançait sans mon intervention. Avec myFlow, j’ai trouvé plus qu’un outil, j’ai découvert une solution conçue pour répondre à mes besoins spécifiques.
Gamze
Responsable OPS
myFlow est devenu indispensable à notre organisation. L’interface m’offre une visibilité instantanée sur l’avancement des projets, même en l’absence de mon équipe, ce qui me permet de faire avancer les choses sans perdre de temps. Mais ce n’est pas tout : en déléguant le sourcing et la gestion des prestataires à myFlow, je peux me concentrer sur des tâches stratégiques. Que ce soit pour du graphisme, du motion design ou des demandes urgentes comme trouver un vidéaste en trois jours, myFlow répond à nos besoins avec une efficacité remarquable.
Henri-Louis
Dirgital marketer
Nous cherchions une solution pour produire des contenus SEO rapidement tout en respectant nos objectifs de qualité. Avant myFlow, gérer les briefs, les rédactions, et les validations était un véritable casse-tête. Aujourd’hui, grâce à un workflow structuré et optimisé, nous atteignons nos objectifs plus vite et avec bien moins d’efforts.
Camille
Responsable contenus digitaux
Ils parlent de nous et nous soutiennent
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200+
Missions coordonnées chaque mois
15
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Heures économisées depuis le lancement
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Nos prestations sont forfaitaires et rémunérées au résultat.
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À la base de toute bonne collaboration se trouve un excellent brief et une mission bien encadrée.
Satisfaction garantie
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Une application unique vous permet de suivre vos projets, d’organiser le travail d’intervenants multiples et réduit considérablement votre temps de gestion.
